Tra le cose più difficili da imparare quando sei alla guida di un gruppo di persone è quello di delegare l’esecuzione delle attività. Soprattutto se provieni da una carriera tecnica dove per anni hai progettato e realizzato tu in prima persona la maggior parte delle soluzioni. In questo senso dovrai anche imparare a fidarti dei tuoi collaboratori.
Per la tua sanità mentale, e per poter svolgere
effettivamente il tuo lavoro, devi delegare la maggior parte delle attività tecniche alle persone del tuo team. Il salto mentale potrebbe essere per te più facile o più difficile a seconda della tua personalità ma porta con sé dei passaggi da non sottovalutare.
Innanzitutto, devi superare il tuo limite mentale del “io lo so fare meglio” oppure dell’ancora più subdolo “io lo faccio più velocemente”. Questo è un ostacolo per molti. È il momento di realizzare che c’è sempre
qualcosa che tu puoi fare più rapidamente o meglio. Il punto non è questo ma quello di liberare il tempo per dedicarti ad attività che hanno un impatto maggiore visto il tuo ruolo.
Di seguito bisogna abituarsi a comunicare per “dare ordini”. Suona un po’ all’antica ma intendo l’essere in grado di dire a qualcuno cosa deve fare e rispettando quali “regole” (entro quando, se necessario il come, e così via a seconda del caso e della persona). In altre parole, devi
assicurarti di essere in grado comunicare efficacemente.
Ancora prima, assicurati di eliminare prima di delegare.
La prima regola di ogni tecnologia usata nel business è che l’automazione applicata a un’operazione efficiente amplificherà quell’efficienza. La seconda regola è che l’automazione applicata a operazioni inefficienti moltiplicheranno quell’inefficienza. – Bill Gates
Eliminare le cose inutili è fondamentale altrimenti
staresti sprecando il tempo di qualcun altro, invece che il tuo, che a sua volta spreca le finanze aziendali.
Una volta che hai eliminato le cose inutili (che non portano valore o che non fanno progredire verso l’ottenimento di valore) come si comunica efficacemente? Ognuno sviluppa un po’ il proprio stile e sono stati scritti interi libri al riguardo. Riporto alcune euristiche che negli anni ho trovato efficaci.
- Ogni attività delegata deve essere sia
richiedere tempo che ben definita.
- Stabilisci cosa deve essere fatto nel modo più oggettivo possibile.
- Stabilisci cosa NON deve essere fatto.
- Stabilisci una chiara data di fine dell’attività. Prima è meglio è.
- Quando spieghi qualcosa a voce parla per intervalli di tempo brevi (massimo un paio di minuti). Cerca di avere riscontro dalla persona con cui stai parlando per capire se ha capito. Alla fine, chiedi
se è tutto chiaro ma in modo specifico: chiedere genericamente “hai capito?” non funziona perché la persona potrebbe credere di aver capito ma poi quando passerà all’azione si renderà conto che le mancano dei pezzi. Chiedi di riassumere rapidamente.
- Nelle comunicazioni scritte usa frasi corte, con parole e strutture delle frasi semplici. Le frasi devono avere una sola possibile interpretazione.
- Stabilisci in modo chiaro come comportarsi in caso di
attività che “va lunga”, che si rivela molto più difficile o impossibile da fare.
- Se l’attività si protrae per più di qualche giorno prova a spaccarla in attività più piccole dalle quali puoi avere feedback più rapidi.
- Stabilisci il prossimo OGA (Ora – Giorno – Azione), esempio: ci aggiorniamo domani pomeriggio alle 15:00 per farmi sapere come sta andando.
- Non dare nulla per scontato.
La delega è un super
potere perché ti permette di ottenere di più, facendo di meno. Potrai dedicarti a cose che puoi fare solo tu e dove il tuo input ha effetti più profondi. Quindi, coltiva la tua capacità di delegare, farà meraviglie.
